Über EMILE

Allgemeines

EMILE ist ein Bibliotheksverwaltungssystem, das am Einzelplatz und in Netzwerkumgebungen (NOVELL, WINDOWS 95 bzw. NT, OS/2) betrieben werden kann. EMILE wird seit 1989 am Institut für Erziehungswissenschaft der Karl-Franzens-Universität Graz in enger Kooperation mit der zugeordneten Fachbibliothek ständig weiterentwickelt und eingesetzt. Als wir vor 1989 mit der Arbeit an EMILE begannen, war sofortige Arbeitserleichterung das erste Ziel: Durch Eingabe eines Kurzdatensatzes für Bücher und BenutzerInnen konnten Entlehnung, Mahnung und Mahngebührenverrechnung relativ rasch, bereits in einer Übergangsphase automatisiert erfolgen. Der Wunsch nach einem komfortablen Online-Katalog, mit Zugriffsmöglichkeit von jedem PC unseres Instituts wurde durch Retrokonversion von zunächst 18 000 Titeln erfüllt. Seit März 1994 werden die neuerrichteten Fachbibliotheken für Romanistik, Slawistik, Dolmetscher und Übersetzer sowie Erziehungswissenschaften, mit EMILE verwaltet. Die derzeitige Installation unter NOVELL 3.12 ermöglicht den Zugriff von 50 PCs auf den derzeit ca. 80.000 Einträge umfassenden Datenbestand der Fachbibliotheken im Universitätszentrum Wall. Seit dem Wintersemester 94/95 erfolgen Entlehnung und Bücherrückgabe mit Lichtlesestiften unter Verwendung der Entlehnausweise der Hauptbibliothek. Die an den einzelnen Instituten vorhandenen Titeldatensätze aus unterschiedlichsten Datenbanksystemen (mircoISIS, dBase uä.) wurden in der Aufbauphase in den Datenbestand von EMILE übernommen.



Entlehnen

Die programmtechnische Realisierung der Entlehnvorgänge in EMILE orientiert sich am Paradigma unvollständiger Datenbestand: Im Zuge einer Entlehnverbuchung können sowohl neue Titeldaten als auch BenutzerInnendaten erfaßt werden, ohne den Entlehnvorgang unterbrechen zu müssen. Entlehnungen- bzw. Stornierungen können sowohl ausgehend vom Literatureintrag, als auch vom jeweiligen BenutzerInnenkonto durchgeführt werden. Ein zweistufiges Entlehnwesen erlaubt neben normalen Entlehnvorgängen auch die Verwaltung von Wochendentlehnungen aus Handapparaten u.ä. Unterschiedliche Entlehnfristen für verschiedene BenutzerInnengruppen ermöglichen eine Anpassung an individuelle Erfordernisse. Das Mahnwesen und die Mahngebührenverrechnung orientieren sich an den Bestimmungen der Bibliotheksordnung der Universitätsbibliothek.


OPAC

An einem OPAC können BenutzerInnen mit einfacher oder komplexer Syntax - unter Verwendung logischer Operatoren auch feldgebunden - recherchieren und Vormerkungen auf Bücher vornehmen. Die Ergebnisse einer Recherche können in verschiedenster Form (Liste, Katalogzettel, MAB-Format, Datenbankdatei, Serienbriefdatei uä.) ausgegeben werden. Da EMILE im universitären Bereich frei verfügbar ist, haben BenutzerInnen jederzeit die Möglichkeit eine Installationsdiskette zu kopieren und die recherchierten Daten auf Diskette mitzunehmen. Implementierte Packungsalgorithmen ermöglichen dabei die Speicherung von ca. 10.000 Einträgen auf einer HD-Diskette. Im Haus verfügbare Bücher (Dauerentlehnungen von MitarbeiterInnen) werden bei einer Vormerkung in ein sogenanntes Rückrufprotokoll aufgenommen. BenutzerInnen erhalten bei solchen Büchern den Hinweis sich an der Schalter zu wenden.

Retrokonversion

Die Erfassungsmaske von Emile ermöglicht die Eingabe aller Daten eines PI-Zettels. Im Zuge eines Retrokonversionsprojektes mit studentischen Hilfskräften zeigte sich, daß, nach erfolgter Einarbeitung, ausgehend vom PI-Zettel-Katalog zwischen 30 und 45 Titeleinträgen pro Stunde erfaßt werden konnten. Ein Konzept für Retrokonversion in größerem Umfang, das sowohl Offline-Erfassung mit EMILE, als auch Online-Erfassung mit BIBOS vorsieht, konnte in den letzten Jahren als ständiges Projekt etabliert werden.


Importieren

Eine weitere Prämisse der Programmphilosophie von EMILE stellt die Orientierung an einem Konzept zentraler Erfassung und dezentraler Verwaltung von Büchern in lokalen Netzwerken dar. Die Übernahme von Daten aus verschiedensten anderen Datenbanksystemen gehört daher zum Standardfunktionsumfang von EMILE. Alle Importfilter nehmen beim Übernahmevorgang eine, durch ein wählbares Kriterium steuerbare, Dublettenkontrolle vor. Fehlende Angaben, von im Datenbestand vorhandenen Kurztiteldatensätzen, werden beim Importvorgang ergänzt. Gerade in diesem Bereich wird EMILE ständig weiterentwickelt. Derzeit ist neben zwei BIBOS-Formaten die Übernahme von Daten aus folgenden im Bibliotheksbereich bzw. Buchhandel verwendeten Datenformaten realisiert: UNIMARC, microISIS, VLB, LITTERA, SDF bzw. beliebige Datenbanken mit dBase-Dateistruktur.


EMILE im World Wide Web

Seit Herbst 95 besteht nun die Möglichkeit, mit EMILE verwaltete Daten im Internet recherchierbar anzubieten. Derzeit stehen, über einem am EDV-Ausbildungszentrum der geisteswissenschaftlichen Fakultät der Universität Graz betriebenen EMILE-Internet-Server, rund 80.000 Einträge der Fachbibliotheken für Erziehungswissenschaften, Romanistik, Slawistik sowie Dolmetscher- und Übersetzerausbildung zu Verfügung. Über die Initiative von Bruno Sperl aus der Fachbibliothek entstand ein kleiner Grazer Verbundkatalog: Weitere 120.000 Einträge assoziierter, vorwiegend steirischer Bibliotheken können heute über unsere Homepage recherchiert werden. Es besteht die Möglichkeit Recherchergebnisse aus dem Internet herunter zu laden und in eine etwaig vorhandene lokale EMILE-Installation zu importieren. Auch die jeweils aktuelle Programmversion von EMILE können Sie über unsere Homepage beziehen. Ein spezielles Retrokonversionsservice bieten wir für Bibliotheken: Übermitteln Sie dazu mittels FTP an EMILE eine Datei im EAF-Format, die zeilenweise ISBN-Nummern enthält und Sie erhalten, sofern vorhanden, die kompletten Einträge zum Import in Ihre lokale EMILE-Installation zurück.


Dr. Hubert Stigler
Institut für Erziehungswissenschaften
8010 Graz, Merangasse 70
Tel.: (0 316) 380 2542
e-mail: hubert.stigler@kfunigraz.ac.at

Bruno Sperl
Fachbibliotheken Wall
8010 Graz, Merangasse 70
Tel.: (0 316) 380 1458
e-mail: bruno.sperl@kfunigraz.ac.at